Какви данни получава HR

Този въпрос идва от два различни човека с противоположни притеснения. Служителят пита „ще разбере ли работодателят". HR директорът пита „ще имам ли с какво да защитя този бюджет". И двамата имат право да получат ясен отговор.

Добрата новина е, че двете не се изключват.

Какво влиза в отчета

Използваемост. Какъв процент от закупения обем е усвоен за периода. Това е основното число, което показва дали програмата е жива, или е купена и забравена.

Време от заявка до първа консултация. Измерва се автоматично и е предмет на договор. Ако в договора има срок, това е числото, което го доказва.

Брой подкрепени служители. Като общо число за периода, без имена.

Общи категории на заявките. Например стрес на работното място, лични отношения, загуба, промяна в организацията. Категориите са широки съзнателно — колкото по-фина е категоризацията, толкова по-разпознаваем става човекът.

Посещаемост на обучения и уебинари. Тук няма проблем с поверителността, защото участието в обучение не е терапия.

Агрегирана удовлетвореност, ако е събрана анонимно.

Възникващи организационни теми и препоръки. Това е най-стойностната част и идва от терапевта, не от система: ако три различни екипа повдигат един и същ въпрос за начина, по който се управлява промяната, това е организационна информация, не лична.

Какво съзнателно не влиза

Имена, имейли, телефони. Дати и часове. Кой е терапевтът. Тема, причина, диагноза или бележки. Брой посещения на конкретен човек. Дали конкретно лице е ползвало услугата изобщо.

Това не е списък от учтивост. Данните за психично здраве са специална категория лични данни и обработването им за целите на работодателя няма законно основание.

Минималният праг е техническата част

Ако отдел от петима получи отчет, че двама са ползвали услугата, останалите трима са в позиция да предполагат. Затова отчетът има праг: под определен размер на групата детайлна разбивка не се издава.

Практически това значи, че за компания със сто и петдесет души отчетът е на ниво организация, а не на ниво отдел. За хиляда души разбивка по локации става възможна. Прагът е конфигурируем и се записва в договора, за да не се преговаря всеки път.

Как се защитава бюджетът

Тук е разликата между програма, която се подновява, и програма, която се отрязва при първото затягане.

Слабият аргумент е „служителите са доволни". Силният е измерена промяна: използваемост, време за реакция, брой подкрепени хора, и — ако е проектирано от началото — промяна в стандартизирани показатели в анонимна кохорта между началото и края на подкрепата.

Второто изисква да се реши в началото, не в края. Затова си струва да се уговори още при пилота.

Пакетът за отдела по защита на данните

Ако Вашият DPO ще прегледа договора, ще поиска: споразумение за обработване на данни, регистър на дейностите по обработване, списък на подизпълнителите, политика за съхранение и заличаване, процедура при пробив със срок за уведомяване, декларации за поверителност от всички терапевти и схема на потока от данни.

Доставчик, който донесе този пакет, без да е поискан, минава проверката за седмици вместо за месеци.